Sangatta – Jelang akhir tahun 2022 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kutai Timur akan melakukan identifikasi perlindungan dan penyelamatan arsip penanganan pandemi wabah virus corona.
Hal itu dikatakan Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip melalui Fungsional Arsiparis Ahli Muda Dispusip Kutim Setiyo,S.Sos.,M.Si didampingi M Tandi Bara saat ditemui di Ruang Kerjanya Senin (28/11/2022)
Menutut Setyo didampingi Tandi Bara dan Maria, akhir tahun 2002 ini akan mengakuisisi beberapa arsip statis dari sejumlah Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kutai Timur (Kutim)
“Kita ada target tiga OPD yakni Bagian Hukum Sekretariat Kabupaten Dinas Kelautan dan Perikanan (DKP) dan Dinas Kebudayaan,”katanya menambahkan
Dikatakan Tio panggilannya, bahwa, akusisi arsip dilakukan berpatokan pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) dimana arsip-arsip tersebut sudah permanen.
“Jadi Arsipnya itu akan di akuisisi dari OPD terkait ke Lembaga Kerasipan Daerah (LKD). Jadi diamankan kesini. Permanan itu maksudnya arsip yang memiliki sifat-sifat sejarah, seperti di DKP Kutim kami akusisi arsipnya di bagian keuangannya, yang arsipnya sudah memiliki usia 10 tahun,” terangnya
Diakuinya jika setiap tahunnya Depo arsip Kutim selalu melakukan akuisisi arsip yang bersifat statis yang sudah tidak dipergunakan oleh OPD terkait. “jadi setiap tahun ada penambahan, tapi itukan arsip yang sudah statis atau tidak dipergunakan lagi. Kalau sudah disini, waktunya tidak terbatas kita simpan,” jelas dia
Ditambahkan Tio setiap arsip memiliki masa pakainya sendiri-sendiri. Dan ketika masa pakainya sudah habis, maka arsip tersebut jika bersifat statis atau memiliki nilai sejarah maka akan dipermanenkan, dan jika didalam JRA memiliki keterangan musna maka akan di musnakan.
“Jadi didalam JRA itu, ia memiliki keterangan musna, jadi arsip-arsip yang tidak memiliki nilai guna, itu akan di musnakan. Usianya tergantung dari nilai arsip sendiri.”jelasnya lagi
“Termasuk juga misalnya daftar hadir, itukan arsip dan itu hanya berlaku hanya beberapa lama. Tapi kita tidak semenah-menah langsung membuang tapi ada ketentuannya, seandainya di musnkan harus ada bukti seandainya dimusnakan. Jadi nanti ada tim penilai bahwa ini layak dimusnakan dan ini belum.” Ujarnya ( ADV)